Software Gestione Eventi

Un unico strumento digitale per gestire qualsiasi evento in tutte le sue fasi: dal pre, al durante, al post.

Un tool completo in grado di garantire ai partecipanti una migliore esperienza, ottimizzando al contempo tempistiche e costi per l’organizzazione. Tante sono le funzioni di Trippus, che permette di comunicare attraverso e-mail e sms con i partecipanti, effettuare il controllo dei biglietti tramite procedure di scanning o direttamente via mobile.

Una Mobile Event App dedicata consente di aggiornare i delegati su qualsiasi informazione utile e in maniera personalizzata, la digitalizzazione dell’intero evento permette di inoltrare facilmente questionari di follow-up e di raccogliere i feedback. A ciò si aggiunge infine tutta una serie di funzionalità opzionali, tra cui l’interazione on-site con gli smartphone dei partecipanti, la gestione dei gruppi e l’assegnazione dei posti a tavola, finanche l’integrazione con programmi esterni quali i sistemi di CRM utilizzati nella stessa gestione degli inviti.

Trippus gestisce l’intero processo legato ad un evento, ossia prima, durante e dopo il medesimo dando all’organizzatore notevoli vantaggi. Il fatto che tutto sia collegato insieme, da al partecipante una migliore esperienza ed allo stesso tempo ottimizza tempistiche e costi per l’organizzazione. Cambi, cancellazioni e registrazioni “last minute”, tutte queste cose succedono durante gli eventi. Con un sistema integrato come Trippus, queste casistiche sono replicate e gestite automaticamente nel sistema stesso eliminando così doppie registrazioni e riducendo ai minimi termini il rischio di errori.

Quando i partecipanti si sono registrati oppure i dati sono stati importati nella piattaforma, si possono avere le seguenti opzioni per migliorare l’evento.

Comunicare attraverso e-mail and SMS. In qualsiasi momento prima, durante e dopo l’ evento, si possono inviare e-mail e messaggi testuali via SMS ai partecipanti. Con il sistema di reportistica integrato è facile scegliere con quali partecipanti comunicare: tutti, solo quelli invitati alla cena di gala, solo quelli che parteciperanno a determinate sessioni di formazione, partecipanti che si sono registrati entro una determinata data, etc. Specialmente il giorno dell’evento è estremamente efficiente poter comunicare con i partecipanti via SMS.

Mobile Ticketing and Scanning. Con questa funzione si possono facilmente distribuire i biglietti dell’evento ai telefoni cellulari dei partecipanti che riceveranno un messaggio testuale con SMS, un promemoria dell’evento con luogo ed orario insieme ad un link al biglietto stesso. Nessuna applicazione deve essere scaricata: basta un semplice click. Lato organizzazione verrà usata l’applicazione nativa della piattaforma per scannerizzare i biglietti dei partecipanti, sempre con l’uso di uno smartphone e senza la necessità di ulteriori hardware extra.

Mobile Event App. Nella soluzione WebApp Mobile, si possono pubblicare tutte le informazioni necessarie ai partecipanti, sempre rilevanti, sempre aggiornate. Trippus utilizza una Applicazione Web-based che non necessita di essere scaricata. Questo è un enorme  vantaggio quando si tratta di eventi. I partecipanti ricevono via SMS un link alla App ed automaticamente la App si caricherà già personalizzata. Ciò garantisce che tutti possano accedere alle informazioni previste per l’evento senza dover scaricare nulla e/o chiedere come fare: basta un semplice click!

Follow-up Questionario e Feedback. Come apprendere cosa i partecipanti pensano dell’evento? Con lo strumento integrato ed il Questionario di “follow-up” si possono facilmente porre ai partecipanti domande mirate sull’evento e sui vari aspetti organizzativi. Inviare un questionario post-evento oppure una semplice domanda “cosa ne pensi?” al termine di ogni singola sessione! I partecipanti risponderanno direttamente tramite cellulare e le loro risposte saranno immediatamente visibili agli Organizzatori.

Funzionalità aggiuntive

Interazione on site. Prima, durante e dopo l’evento si può interagire con i partecipanti attraverso i  cellulari.

I partecipanti possono fare domande ai relatori che verranno gestite da un moderatore con una semplice applicazione via laptop, tablet oppure smartphone. Il moderatore potrà scegliere di porre al relatore le domande a voce oppure di visualizzarle su uno schermo.

I relatori possono fare domande ai partecipanti che riceveranno un messaggio testuale via SMS nei loro dispositivi cellulare. I partecipanti con un click risponderanno tramite la Web App Mobile dedicata; tutte le risposte saranno raccolte in modo automatico e potranno essere mostrate a video in tempo reale.

Gestione gruppi ed assegnazione posti a tavola. Sei mai stato responsabile per l’assegnazione di posti a sedere per una cena con centinaia di partecipanti? E’ un lavoro immenso! Con la funzione gruppi di Trippus sarà tutto più facile! È possibile scegliere di inserire i partecipanti manualmente e lasciare che il computer lo faccia in modo casuale (o con una combinazione). Quando i partecipanti sono arrivati all’evento e si vede il numero di no-show nel sistema (quando si utilizzano i biglietti e la scansione) si può facilmente riorganizzare l’assegnazione dei posti a tavola, se necessario. I partecipanti vedono il loro numero di tavolo (e se si desidera: chi è seduto accanto a loro) direttamente nel loro cellulare.

Integrazioni con altri sistemi. Trippus è spesso integrato con altri sistemi per rendere il lavoro quotidiano per gli organizzatori di eventi ancora più efficiente.

Integrazione con sistemi di CRM per gli inviti. L’ organizzatore sceglie nel CRM chi invitare all’evento e successivamente la lista delle persone scelte viene importata nella piattaforma Trippus e gli inviti vengono spediti. Quando i partecipanti si registrano oppure rifiutano l’invito, questa informazione viene inoltrata al CRM; quando si presentano all’evento ed il loro biglietto o badge viene scannerizzato, anche questa informazione viene registrata nel sistema CRM. Ciò significa che, ad esempio, il personale incaricato può tenere traccia delle presenze dei propri clienti agli eventi direttamente nel sistema CRM.

Gli organizzatori che addebitano ai loro partecipanti una “fee” di registrazione per l’evento, un costo per il pernottamento di camere o per l’adesione a seminari, extra, etc. hanno la possibilità di far pagare i partecipanti direttamente con carta di credito oppure inviare fattura dal sistema stesso in modo automatico. Questi dati finanziari vengono poi automaticamente inviati da Trippus al gestionale o sistema di ERP dell’organizzatore evitando potenziali errori umani e gravosi interventi manuali.

Trippus